1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est :
KAIRNUP SAS, société par actions simplifiée au capital social de 5 000 euros, dont le siège social est situé Quartier Fond Masson – 97215 Rivière-Salée, Martinique, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Fort-de-France sous le numéro 943 358 408.
Pour toute question relative à la protection des données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez écrire à : contact@kairnup.com.
2. Rôle de KairnUp
KAIRNUP agit en qualité de responsable du traitement pour les données collectées directement auprès des visiteurs du site, des prospects, des clients et des utilisateurs de la solution, notamment pour la gestion des comptes, des abonnements, des paiements, de la sécurité et de la relation commerciale.
Lorsque l'entreprise cliente importe dans la solution des données personnelles concernant ses propres clients, fournisseurs, salariés, représentants ou autres partenaires, cette entreprise demeure responsable du traitement de ces données. KAIRNUP intervient alors en qualité de sous-traitant, conformément aux instructions de l'entreprise cliente et aux dispositions contractuelles applicables.
3. Notre engagement
Les données financières, comptables et commerciales confiées à KAIRNUP peuvent contenir des informations sensibles pour l'activité de ses clients.
Ces données demeurent la propriété du client. KAIRNUP ne les revend pas et ne les utilise pas pour son propre compte à des fins étrangères à la fourniture, à la sécurisation et à l'amélioration de la solution.
KAIRNUP n'utilise pas les données de ses clients pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle partagé.
4. Données collectées
Selon les fonctionnalités utilisées, KAIRNUP peut traiter les catégories de données suivantes :
Données relatives au compte
- nom et prénom ;
- adresse électronique ;
- fonction et habilitations ;
- entreprise de rattachement ;
- identifiants de connexion ;
- informations relatives à l'abonnement.
Données relatives à l'entreprise
- dénomination sociale ;
- numéro SIREN ou SIRET ;
- extrait Kbis ;
- adresse et coordonnées professionnelles ;
- informations légales, administratives et financières.
Données métier
- factures, devis, avoirs et documents associés ;
- données relatives aux clients et fournisseurs ;
- transactions et soldes bancaires ;
- recettes, dépenses et charges ;
- informations comptables et financières ;
- documents importés ou produits dans la solution.
Ces documents peuvent contenir des données personnelles relatives à des tiers, notamment des clients, fournisseurs, salariés ou représentants de l'entreprise utilisatrice.
Données relatives aux paiements
Les paiements sont traités par Stripe. KAIRNUP ne conserve pas les données complètes des cartes bancaires. KAIRNUP peut toutefois traiter les informations nécessaires à la gestion de l'abonnement, des factures, des règlements et des éventuels incidents de paiement.
Données techniques et d'utilisation
- adresse IP ;
- date et heure de connexion ;
- informations relatives au navigateur et à l'appareil utilisé ;
- journaux de connexion et de sécurité ;
- actions réalisées dans la solution ;
- informations nécessaires au diagnostic des incidents.
Ces données peuvent être agrégées ou pseudonymisées lorsqu'elles sont utilisées pour sécuriser et améliorer la solution.
Données transmises dans le cadre de Maggy
Lorsque l'utilisateur sollicite les fonctionnalités d'intelligence artificielle, KAIRNUP peut traiter :
- le contenu des questions et instructions adressées à Maggy ;
- les documents ou informations sélectionnés par l'utilisateur ;
- les réponses générées ;
- les éventuels enregistrements ou transcriptions vocales lorsque cette fonctionnalité est utilisée.
L'utilisateur est invité à ne transmettre que les informations nécessaires à sa demande.
5. Origine des données
Les données peuvent être :
- fournies directement par l'utilisateur lors de la création ou de l'utilisation de son compte ;
- importées par l'entreprise cliente ;
- issues des documents déposés dans la solution ;
- obtenues, à la demande de l'utilisateur, auprès de services connectés tels que Powens ;
- obtenues à partir de sources professionnelles ou publiques, notamment Pappers et Infogreffe ;
- générées automatiquement lors de l'utilisation du site ou de la solution.
6. Finalités et bases légales
KAIRNUP traite les données pour les finalités et sur les bases légales suivantes :
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Créer et administrer les comptes utilisateurs | Exécution du contrat |
| Fournir les modules et fonctionnalités souscrits | Exécution du contrat |
| Traiter les factures, documents et données bancaires | Exécution du contrat |
| Produire les tableaux de bord, analyses et alertes | Exécution du contrat |
| Fournir les fonctionnalités de Maggy | Exécution du contrat |
| Gérer les abonnements, paiements et factures | Exécution du contrat et obligations légales |
| Envoyer les messages nécessaires au fonctionnement du service | Exécution du contrat |
| Assurer la sécurité, prévenir les usages frauduleux et diagnostiquer les incidents | Intérêt légitime de KAIRNUP |
| Améliorer la qualité, les performances et l'ergonomie de la solution | Intérêt légitime de KAIRNUP, à partir de données limitées, agrégées ou anonymisées lorsque cela est possible |
| Répondre aux demandes et gérer les réclamations | Exécution du contrat ou intérêt légitime de KAIRNUP |
| Respecter les obligations comptables, fiscales et réglementaires | Obligation légale |
Les informations signalées comme obligatoires lors de la création d'un compte ou de l'utilisation d'une fonctionnalité sont nécessaires à la fourniture du service. À défaut, KAIRNUP peut ne pas être en mesure de créer le compte, d'exécuter la fonctionnalité demandée ou de fournir la solution.
7. Maggy et intelligence artificielle
Certaines données nécessaires au fonctionnement de Maggy peuvent être transmises à des prestataires spécialisés en intelligence artificielle agissant pour le compte de KAIRNUP.
Ces traitements sont limités à la fourniture des fonctionnalités demandées par l'utilisateur et sont encadrés contractuellement. KAIRNUP ne revend pas les données transmises et ne les utilise pas pour entraîner un modèle partagé.
Les réponses et recommandations produites par Maggy sont fournies à titre d'aide à l'analyse et à la décision. Elles ne remplacent pas l'appréciation d'un professionnel compétent et ne donnent lieu à aucune décision entièrement automatisée produisant un effet juridique ou affectant significativement l'utilisateur.
8. Destinataires et prestataires
Dans la limite de leurs attributions et de leurs habilitations, les données peuvent être accessibles :
- aux personnels habilités de KAIRNUP ;
- aux prestataires techniques nécessaires au fonctionnement de la solution ;
- aux autorités administratives ou judiciaires légalement habilitées ;
- aux conseils et prestataires intervenant dans la défense des droits de KAIRNUP.
KAIRNUP fait notamment appel aux prestataires suivants, selon les fonctionnalités utilisées :
| Prestataire | Finalité principale | Localisation indiquée |
|---|---|---|
| Replit, Google Cloud et Neon | Hébergement et infrastructure technique | États-Unis |
| B2Brouter | Facturation électronique | Espagne |
| Powens | Connexion et agrégation bancaire | France |
| Brevo | Envoi des emails transactionnels | France |
| Anthropic | Traitement par intelligence artificielle, notamment OCR et assistant Maggy | États-Unis |
| OpenAI | Transcription vocale et services d'intelligence artificielle | États-Unis |
| Stripe | Paiement et gestion des abonnements | États-Unis |
| Pappers | Vérification des informations légales des entreprises | France |
| Infogreffe | Vérification des informations légales des entreprises | France |
Cette liste peut évoluer en fonction des prestataires et des fonctionnalités effectivement utilisés. Toute modification significative est portée à la connaissance des utilisateurs par une mise à jour de la présente politique.
9. Transferts en dehors de l'Espace économique européen
Certains prestataires peuvent traiter des données aux États-Unis ou dans un autre pays situé en dehors de l'Espace économique européen.
Lorsque ces transferts ne bénéficient pas d'une décision d'adéquation applicable, ils sont encadrés par des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, ainsi que, si nécessaire, par des mesures complémentaires.
Les personnes concernées peuvent obtenir des informations sur les garanties applicables en écrivant à contact@kairnup.com.
10. Durées de conservation
Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées et au respect des obligations légales applicables.
| Catégorie de données | Durée ou critère de conservation |
|---|---|
| Données du compte et données nécessaires au service | Pendant la relation contractuelle, puis pendant 30 jours afin de permettre l'export et la clôture du compte |
| Données hébergées dans la solution | Pendant la relation contractuelle, puis suppression selon les modalités contractuelles et techniques applicables |
| Factures électroniques et documents soumis à une obligation de conservation | Pendant la durée légale applicable, pouvant atteindre 10 ans |
| Données relatives aux paiements et à la facturation | Pendant la durée nécessaire à l'exécution du paiement, puis pendant les durées comptables et fiscales applicables |
| Données traitées par les services d'intelligence artificielle | Pendant la durée nécessaire à la fourniture du service, puis suppression selon les engagements contractuels des prestataires, au plus tard dans les délais indiqués dans les conditions applicables |
| Données provenant de Pappers et Infogreffe | Pendant la durée nécessaire à la requête et à la fourniture du service demandé |
| Journaux techniques et de sécurité | Pendant la durée nécessaire à la sécurité de la solution, à la détection des incidents et à la défense des droits de KAIRNUP |
| Données relatives aux demandes et réclamations | Pendant la durée nécessaire au traitement de la demande, puis pendant les délais de prescription applicables |
À l'issue de ces durées, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées avec un accès restreint lorsqu'une obligation légale ou la défense d'un droit le justifie.
11. Export et suppression des données
Pendant la durée de l'abonnement, le client peut utiliser les fonctionnalités d'export mises à sa disposition.
Après la résiliation, les données du compte restent disponibles à l'export pendant une période de 30 jours, sous réserve des dispositions contractuelles applicables. À l'issue de cette période, elles sont supprimées des systèmes actifs, sauf lorsqu'une conservation est imposée par la loi ou nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit.
La suppression dans les sauvegardes peut intervenir selon les cycles techniques de rotation applicables.
12. Sécurité
KAIRNUP et ses prestataires mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des données traitées et aux risques identifiés.
Ces mesures comprennent notamment, selon les systèmes concernés :
- la sécurisation et le chiffrement des échanges ;
- le contrôle et la limitation des accès ;
- la gestion des habilitations ;
- la journalisation des événements de sécurité ;
- des mécanismes de sauvegarde et de restauration ;
- des mesures de prévention, de détection et de traitement des incidents.
Aucun système informatique ne pouvant garantir une sécurité absolue, KAIRNUP réévalue régulièrement les mesures mises en œuvre au regard des risques et de l'évolution des technologies.
13. Vos droits
Dans les conditions prévues par la réglementation, les personnes concernées peuvent exercer :
- un droit d'accès à leurs données ;
- un droit de rectification ;
- un droit à l'effacement ;
- un droit à la limitation du traitement ;
- un droit d'opposition aux traitements fondés sur l'intérêt légitime ;
- un droit à la portabilité des données lorsque les conditions sont réunies ;
- un droit de retirer leur consentement à tout moment lorsqu'un traitement repose sur celui-ci ;
- un droit de ne pas faire l'objet d'une décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques ou les affectant significativement.
Ces droits peuvent être limités lorsque le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale ou à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.
Pour exercer vos droits, vous pouvez écrire à : contact@kairnup.com.
KAIRNUP répond dans les délais prévus par la réglementation, en principe dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande. En cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur, un justificatif peut être demandé.
Lorsque les données ont été importées dans la solution par une entreprise cliente agissant en qualité de responsable du traitement, la demande doit en priorité être adressée à cette entreprise. KAIRNUP l'assistera dans le traitement de la demande lorsqu'elle intervient en qualité de sous-traitant.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés :
CNIL
3 Place de Fontenoy
TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
https://www.cnil.fr
14. Cookies et traceurs
Le site et la solution utilisent des cookies et traceurs strictement nécessaires à leur fonctionnement, notamment pour maintenir les sessions, authentifier les utilisateurs et assurer la sécurité du service.
Ces traceurs ne nécessitent pas le consentement de l'utilisateur.
Si KAIRNUP devait utiliser des cookies de mesure d'audience, publicitaires ou d'autres traceurs non strictement nécessaires, l'utilisateur en serait informé et son consentement serait recueilli avant leur dépôt, sauf lorsqu'une exemption légale est applicable.
L'utilisateur peut configurer son navigateur pour limiter ou supprimer les cookies. La désactivation des cookies strictement nécessaires peut toutefois empêcher l'accès à certaines fonctionnalités.
15. Modification de la politique
KAIRNUP peut modifier la présente politique afin de tenir compte de l'évolution de la solution, de ses prestataires ou de la réglementation.
En cas de modification substantielle affectant les traitements réalisés ou les droits des utilisateurs, KAIRNUP en informe les personnes concernées par un moyen approprié avant l'entrée en vigueur de la nouvelle version.
La version en vigueur est accessible à tout moment sur le site de KAIRNUP.